ترفندهای جدید و ریز و درشت از مایکروسافت آفیس

در این ترفند قصد داریم به معرفی تعداد زیادی ترفند کوچک اما در عین حال کاربردی و هوشمند بپردازیم که هر یک در یکی از برنامه های مجموعه نرم افزاری آفیس همانند Word ، Powerpoint و ... کاربرد دارد. در صورتی که بسته نرم افزاری آفیس بر روی سیستم شما نصب است این ترفندهای را از دست ندهید چرا که واقعأ به کار شما خواهند آمد.
جابجایی متن: Word97-2003
با ترفند زیر به راه حلی راحت و سریع برای کپی و یا جابجایی قسمتی از متن دست خواهید یافت: ابتدا متن و یا گرافیکی را که تصمیم به حرکت آن دارید علامتگذاری کنید. صفحه تصویر را با کمک حاشیه‌های آن که در سمت راست و گوشه قابل حرکتند. به قدری جابجا کنید که مکانی را که می‌خواهید عنصر مربوطه به آن اضافه شود کاملا در دید قرار بگیرد. سپس برای جابجایی دکمه Ctrl و برای کپی کردن ترکیب دکمه‌های Ctrl+Shift را کلیک کرده و با دکمه راست موش بر روی مقصد کلیک کنید.
توجه: در هنگام تکان دادن ویا بالا و پایین بردن، اجازه تکان دادن نشانگر را ندارید، چرا که که بخش علامتگذاری شده از حالت انتخاب خارج خواهد شد.
Animations: در پاورپوینت XP/2003
برای اینکه در یک Presentation پاورپوینت عناصر خاصی را نشان دهید، برای مثال بخش های متنی را پس از شروع کار، ابتدا عنصر مربوطه را علامتگذاری کنید. اگر حوزه انتخابی شما مربوط به چند عنصر می‌باشد، یکی پس از دیگری آنها را با فشار دکمه Ctrl علامتگذاری کنید.
پس از یکبار راست کلیک کردن، گزینه Customize Animation و سپس Add Effect را برگزینید. برای مثال می‌توانید برای بخش Entry جلوه Approach را انتخاب کنید.
اگر ظاهر شدن در هنگام معرفی را خواستارید اما می‌خواهید که آنرا شخصا کنترل کنید در گزینه Start گزینه as click را برگزینید و اگر می‌خواهید که به صورت اتوماتیک جلوه مورد نظر ظاهر شود از گزینه With previous استفاده کنید. اگر خواستار پدیدار شدن دسته‌ای از جلوه‌ها یکی پس از دیگری می‌باشید. باز گزینه Start را برگزینید و سپس After Previous را انتخاب کنید.
ترتیب ظاهر شدن جلوه‌ها را می‌توانید در گزینه Change Order تغییر دهید.
ذخیره کردن پیوست نامه‌های الکترونیک: Outlook2000-2003
برای اینکه چند فایل موجود در پیوست یک نامه الکترونیک را ذخیره کنید، احتیاجی به فراخوانی تک‌تک آنها ندارید. برای اینکار نامه مورد نظر را باز کنید و گزینه موجود در منو با نام File-Save Plants را برگزینید. اکنون در بخشی شاهد اسامی تمامی فایل‌های پیوستی خواهید بود. در حالت استاندارد، همه آنها علامتگذاری شده‌اند. با فشار دکمه Ctrl می‌توانید هر کدام از فایل‌ها را که نمی‌خواهید ذخیره کنید، از حالت علامتگذاری شده در آورید.
ارتباطات سلولی: اکسل 97-2003
شما می‌توانید ارتباطات سلولی نسبی را پس از انجام کار در یک فرمول به ارتباطات سلولی کامل تبدیل کنید و برعکس. برای اینکار به سلول مورد نظر بروید و در سطری که در حال تغییراتی در آن هستید یک گزینه سلول و یا تمامی فرمول را علامتگذاری کنید. با دکمه f4 اکسل نوع ارتباطات سلول را عوض خواهد شد. مثلا a1 بنا به ترتیب تبدیل به A$1، $A$1 و $A1 خواهد شد.
انتخاب مکان: Word 2000-2003
قالب‌های اتوماتیک به سختی با موش در یک متن به مکان خاصی انتقال پیدا می‌‍‌کنند. بهترین راه این ایست که در حالی که دکمه Ctrl را کلیک کرده‌اید با دکمه‌های جهت کار کنید. با این کار، گرافیک مورد نظر را به اندازه یک پیکسل جابجا می‌کنید. بدون فشار دادن دکمه Ctrl قالب اتوماتیک را به خط بعدی انتقال خواهید داد. فاصله میان خطوط و یا بعضی اوقات قالب‌ها را در نوار ابزار در گزینه draw و زیر گزینه reticule می‌توانید تنظیم کنید و یا تغییر دهید.
حذف ماکروهایی که بصورت خودکار اجرا می‌شوند:
در (Excel/Word(2000-2003 می‌توانید در هنگام باز کردن سندی از آفیس، روند یک Auto Open Macro ساخته شده با آن را بدون از کار انداختن تمامی macros‌ها از بین ببرید. برای اینکار طبقه امنیتی را در Word ‌و اکسل با کمک گزینه‌های Tools-Macro-Security به حد متوسط برسانید. اکنون اگر در هنگام فراخوانی یک سند دکمه Shift را فشار دهید، دیگر روند Auto Open Macro انجام نخواهد گرفت.
چاپ رنگی: OpenOffice.org
اگر هنگامی که شروع به استفاده از یک پرینتر رنگی کردید، به این نتیجه رسیدید که تمامی برنامه‌های کاربردی به صورت رنگی چاپ می‌کنند و فقط Openoffice.org نمی‌تواند رنگی چاپ کند، بهتر است که گزینه Tools-Options-Print را کنترل کنید. تحت گزینه گفته شده برنامه Openoffice.org امکان سیاه سفید کردن کامل عکس را قبل از چاپ می‌دهد. این گزینه را باید به کلی غیرفعال کنید.
رسیدن سریع به پوشه مورد نظر: آفیس 2003
در آفیس 97 تا XP گزینه‌های Open و Save as دارای زیر گزینه‌ای به نام Tools می‌باشند. در این بخش گزینه‌ای هم معنی با Add to Favorites به چشم می‌خورد. با انتخاب این گزینه، پوشه انتخاب شده را به لیست Favoriteها اضافه می‌کنید.
در قسمت چپ پنجره آیکون Favorites را می‌توانید مشاهده کنید. پس از یکبار کلیک کردن بر روی این آیکون ، لیستی از Favoriteهای شما برای انتخاب حاضر خواهند شد. در آفیس 2003 این عملکرد وجود ندارد. به جای آن در گزینه Extras زیر گزینه Add to My places به چشم خواهد خورد. با انتخاب این زیر گزینه پوشه مورد نظر را به نوار موجود در سمت چپ پنجره اضافه خواهید کرد. برای اینکه تا حدودی به نحوه عملکرد معمولی و عادت کرده خود باز گردید، می‌توانید در اینجا پوشه favorite خود یعنی (userprofile%favorits%) را اضافه کنید.
بایگانی فایل: Word 97-2003
اینکه نرم‌افزار Word چه پوشه‌ای را به صورت استاندارد در زمان استفاده از گزینه‌های File-Open یا File-Save نشان می‌دهد می‌توانید شخصا تعیین کنید تنظیمات مربوطه را می‌توانید در Tools-Options-File locations-Documents بیابید. اینکه فایل‌هایی را که شخصا درست کرده و به صورت الگو در آورده‌اید در کجا ثبت می‌شوند، نیز در همان بخش، قسمت User templates قابل مشاهده‌اند. نرم‌افزار Word هنگامی که شما برای ذخیره نوع فایلی DOT را انتخاب کنید از این دایرکتوری استفاده می‌کند.
توسط دکمه Modify در همان بخش می‌توانید تنظیمات مربوطه را تغییر داده و تعیین کنیدکه برای مثال‌ فایل‌های DOT و DOC در کجا ذخیره شوند.
بستن همه: اکسل
اگر به برنامه اکسل پایان نبخشیده‌اید، اما می‌خواهید که تمامی پوشه‌های کاری باز، بسته شوند. دکمه Shift را فشار داده و گزینه File را از منو برگزینید به جای گزینه Close که معمولا در منو وجود دارد اکنون گزینه Close all به چشم می‌خورد. در مورد فایل‌هایی که هنوز آنها را ذخیره‌ نکرده‌اید، از شما دوباره سوال خواهد شد.
تکمیل تقویم: اکسل 97-2003
اگر می‌خواهید که از عنصر هادی تقویم در اکسل بدون اکسس استفاده می توانید نسخه 9.0 آنرا از آدرس زیر دریافت کنید:

http://www.tarfandestan.com/engine/go.php?url=aHR0cDovL2Rvd25sb2FkLm1pY3Jvc29mdC5jb20vZG93bmxvYWQvYWNjZXNzOTcvc2FtcGxlLzEvd2luOTgvZW4tdXMvYWN0eHNhbXAuZXhl
حجم این فایل 1.8 مگابایت می‌باشد.
این برنامه در تمامی نسخه‌های اکسل از 97 تا 2003 کار می‌کند. فایل‌ها را در دایرکتوری مورد نظر از حالت فشرده خارج کرده و اگر از اکسل 97 استفاده می‌کنید، فایل MScal.OCX را در دایرکتوری C:/Windows/System32 کپی کنید.
برای اکسل 2003 و 2000 و یا XP باید آنرا به دایرکتوری آفیس مثلا در C:/programs/Microsoft/office/office برده و سپس فایل را توسط Start-Run با دستور Regsvr32mscal.OCX ثبت کنید.
سپس می‌توانید عملیات فعال‌سازی تقویم را شروع کنید. پس از اینکه عنصر تقویم را اضافه کردید می‌توانید در پنجره خصوصیات مربوط به Visual-Basic-Editors که با دکمه F4 نیز فعال می‌شود، برای خصوصیات Month length و Day length گزینه System یا (System(middle را بر گزینید در این صورت در تقویم اسامی روزها و ماه‌ها به زبان دیگری نیز نشان داده خواهد شد.
محاسبات بدون فرمول: اکسل
اگر پس از انجام کارتان متوجه شدید که باید تمامی اعداد یک ستون و یا یک محدوده را 3 درصد افزایش دهید و یا از همه اعداد ارزش ثابتی را کم کنید، دو راه خواهید داشت:
بیشتر کاربران اکسل از یک ستون کمکی با فرمول حدودی AA*1,03= استفاده می‌کنند که بعد از آوردن ستون به اندازه مورد نیاز آن را به طرف پایین خواهند کشید. برای جایگزینی ارزش‌های کاملا عددی در فرمول باید ستون گفته شده پس از آوردنش کپی شده و توسط گزینه‌های Edit-Paste Special-Values بنا به ارزش عددی مورد نظر کمتر شود. پس از انجام کار اجازه دارید که ستون خروجی را پاک کنید و اما راهی ساده‌تر:
در یک سلول خالی ارزش 1,03 را وارد کنید، با دکمه‌های Ctrl -C آن را کپی کنید، ستون مورد نظر را علامتگذاری کرده و سپس گزینه‌های Edit-Paste Special-Multiply را برگزینید.
سلول کمکی با ارزش 1,03 را می‌توانید پس از انجام کار پاک کنید.
تناسب دادن نمای روز: Outlook 2003
در تقویم Outlook به راحتی توسط دکمه‌های موجود می‌توانید صفحات را میان نمای هفته‌های کاری، ماه‌ها و هفته‌ها عوض کنید اما مسئله‌ای که کسی زیاد به آن آشنایی ندارد، اینست که توسط دکمه‌های ترکیبی به راحتی می‌توانید نمایی از 1 تا 10 روز را به نمایش بگذارید. برای اینکار در یکی از نماهای موجود اولین روز مورد نظر را علامتگذاری کنید، سپس دکمه ALT را با عددی میان یک تا ده فشار دهید . در این میان دکمه O برای عدد ده می‌باشد. از دکمه‌های اعداد معمولی در کیبورد استفاده کنید.
مدیریتی سریعتر: PowerPoint 97-2003
در زمان یک معرفی (ترفندستان) برای نشان دادن فویل قبلر از Cursor left="left" و برای فویل بعدی از Cursor right="right" استفاده می‌شود. اگر شماره فویل را وارد کرده و دکمه Return را بزنید، مستقیما به صفحه مورد نظر خواهد رفت از نسخه 2000 به بعد نیز اگر دکمه راست و چپ موش را چند ثانیه با هم در حالت کلیک نگه دارید. به صفحه شماره یک باز خواهید گشت.
کوچکتر کردن Data File: در Outlook 2000-2003
برای کوچک کردن فایل‌هایی از Outlook مانند Outlook.PST یا Archive.PST گزینه‌های File-Data file Management را در Outlook XP و 2003 برگزینید. فایل مورد نظر را علامتگذاری کرده و سپس Setting را بر گزینید. در قسمت باز شده گزینه Compress now را برگزینید در Outlook 2000 گزینه‌های View-File lists را انتخاب کرده و با دکمه راست موش گزینه Outlook Today «پوشه شخصی» را کلیک کنید. سپس Properties را برگزیده و در بخش General گزینه Advanced را کلیک کنید. در آخر گزینه Compress now را برگزینید.
کنترل علامتگذاری‌ها: اکسل 97-2003
هنگامی که محدوده بزرگی از یک جدول را علامتگذاری کرده‌اید، مشکل خواهد بود که همه آن را کنترل کنید. در اینجا ترکیب دکمه‌ها به شما کمک می‌کنند:
کلیک کردن پشت سرهم Ctrl -Shift -i به شما در جهت حرکت عقربه‌های ساعت هر چهارگوشه مکان علامتگذاری شده را نشان خواهد داد.
مقایسه صفحات جدول: اکسل 97- 2003
اگر دو صفحه حدودا یکسان و مشابه به هم در اختیار دارید و می‌خواهید کنترل کنید که کدام یک از سلول‌ها در یک پوشه‌ کاری با هم تفاوت دارند،اینگونه عمل کنید: در پوشه انتخابی ابتدا یک سوم صفحه جدول را انتخاب کنید و یا تشکیل دهید و در سلول A1 فرمول زیر را نوشته و با دکمه Return آنرا تایید کنید:
If(Identical(page1 !A1,page2 !A1);'';****) ویندوز , ,
:: بازدید از این مطلب : 344

می توانید دیدگاه خود را بنویسید

نمایش کلیه نظرات

نام آدرس ایمیل وب سایت/بلاگ نظر خصوصی  کد را وارد نمایید: آپلود عکس دلخواه: